Zapas zabezpieczający i jego planowanie

Magazyn firmy zajmującej się produkcją najczęściej jest przeznaczony do przechowywania materiałów niezbędnych do realizowania codziennych zadań. Sprawne funkcjonowanie zakładu jest uzależnione od ciągłości dostaw surowców na linie technologiczne. Towar musi być więc dostępny w ilości, która zapobiegnie ewentualnym przestojom.

W praktyce oznacza to, że z wyprzedzeniem trzeba zadbać o jego zamówienie, uwzględniając czas dostarczenia oraz inne czynniki mogące powodować opóźnienie. Gwarancją bezpieczeństwa jest tzw. zapas zabezpieczający (safety stock).

Czym jest zapas zabezpieczający?

Prawidłowo funkcjonujące przedsiębiorstwo, w każdej branży, swoją działalność opiera na planowaniu każdego elementu składającego się na kompleksowy proces produkcyjny.

Specjaliści z działu planowania mają za zadanie określenie mocy przerobowych firmy czy średniego popytu oraz dostosowanie do nich ilości potrzebnych surowców. Celem jest optymalizacja procesu tak, aby nie było w nim zbędnych przestojów, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości produkcji na wymaganym poziomie.

Jednym z elementów cyklu wytwórczego jest zapewnienie nieprzerwanego dostępu do surowca. Niedopuszczalne są sytuacje, gdy na półkach magazynu nie ma potrzebnych materiałów lub ich ilość spadnie do poziomu zaspokojenia potrzeb na jeden czy dwa dni.

W przypadku wystąpienia braku surowca zachodzi konieczność zatrzymania produkcji lub jej zwolnienia, przez co zakłóca się cały plan realizacji zleceń i powstają straty.

Zapas zabezpieczający pozwala zapobiec takim sytuacjom. Stanowi on rozwiązanie w sytuacji, gdy dostawca towaru jest daleko lub szacowany czas dostawy zamówionych produktów jest wydłużony.

Zapas pozwala też zagwarantować wymaganą ilość materiałów na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, nieplanowanych zmian zapotrzebowania na surowiec (np. dodatkowe zlecenia) lub innych podobnych czynników.

Czym więc jest zapas zabezpieczający? Definicja mówi, że jest to dodatkowa ilość towaru, przechowywana w magazynie na wypadek wystąpienia opóźnień w realizacji planowanych dostaw.

Znaczenie zapasu zabezpieczającego sprowadza się do wyeliminowania występowania braków towarowych. Ilość zapasu zabezpieczającego szacuje się za pomocą wzorów matematycznych.

Jak obliczyć właściwy poziom zapasu?

Określenie wielkości zapasu zabezpieczającego jest częścią procesu zarządzania magazynem. Tworzona w ten sposób prognoza z jednej strony ma na celu ograniczenie ryzyka braku surowców i zatrzymania linii produkcyjnej, a z drugiej — optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

Nie chodzi przecież o to, żeby zapasy towarów zalegały na większości półek, zajmując miejsce przeznaczone np. na gotowe wyroby. Ważne jest, aby zamawiać ich tyle, aby zapewnić ciągłość produkcji.

Współczesna logistyka wykorzystuje systemy informatyczne oraz oprogramowanie, które pozwala automatycznie obliczyć zapas zabezpieczający. Wymagają one jednak wprowadzenia danych dotyczących realizacji procesu produkcji i uwzględniających wszystkie zmienne. Do tych najważniejszych zaliczają się:

  • zmienność zapotrzebowania,
  • czas dostawy po stronie dostawcy (tzw. lead time),
  • margines opóźnienia,
  • poziom obsługi klienta świadczonej przez firmę,
  • losowe zmiany popytu,
  • sezonowość.

Każdy z wymienionych wyżej czynników może ulegać zmianie w czasie. Przykładowo czynnikiem trudnym do przewidzenia jest popyt na dany produkt. Może on niespodziewanie spaść lub wzrosnąć w krótkim czasie, co wynika m.in. z zaistnienia jakiegoś wydarzenia, które określiło trendy rynkowe.

Popyt może też być sezonowy, np. na akcesoria plażowe czy kostiumy kąpielowe. Dlatego też obliczenie optymalnego zapasu w firmie, która produkuje taki asortyment, będzie dawać inne wyniki, niż u producenta zastawy stołowej czy pościeli.

Metody wyznaczania zapasu

W obliczaniu optymalnego poziomu zapasu zabezpieczającego stosuje się trzy metody:

  • obliczanie średniej wartości zapasu bezpieczeństwa — najprostsza i najczęściej stosowana metoda, która jednak nie uwzględnia sezonowości popytu. Wartość zapasu oblicza się w niej, mnożąc maksymalną liczbę jednostek sprzedanych w ciągu jednego dnia przez maksymalny czas realizacji. Następnie od otrzymanej wartości odejmuje się iloczyn średniej liczby jednostek sprzedanych w ciągu dnia i średniego czas realizacji,
  • formuła Heizera i Rendera — znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy czas realizacji po stronie dostawcy bywa zmienny. Metoda nie uwzględnia zmian popytu. Zgodnie ze wzorem wyliczenie zapasu następuje przez pomnożenie zakładanego współczynnika poziomu obsługi oraz odchylenia standardowego czasu realizacji,
  • metoda Grasley’a – jest precyzyjna, gdyż uwzględnia czas realizacji i wahania popytu. Zapas bezpieczeństwa oblicza się, mnożąc średnie zapotrzebowanie na artykuł, współczynnik poziomu obsługi i odchylenie standardowe czasu realizacji. Wzór stosowany w tej metodzie nie uwzględnia zapasów, które są w bieżącej produkcji.

Jak uniknąć przewymiarowania zapasu bezpieczeństwa?

Odpowiedni poziom zapasu bezpieczeństwa pozwala osiągnąć równowagę pomiędzy rzeczywistym i przewidywanym zapotrzebowaniem a stanem magazynowym. Ważne jest jednak, aby nie magazynować towarów bez potrzeby, zajmując cenną przestrzeń składową.

Ponadto składowanie towarów zapasowych oznacza koszty i zamrożenie kapitału. Dlatego tak ważne jest, aby nie przekraczać ilości niezbędnej do zaspokojenia zapotrzebowania bieżącego i prognozowanego.

Aby kalkulacja zapasu zabezpieczającego była poprawna, należy uwzględnić historyczne dane dotyczące wydań towaru. W realizacji tego zadania pomagają informatyczne systemy magazynowe WMS. Dokonanie właściwych obliczeń pozwala uniknąć zatrzymywania linii produkcyjnej z powodu braku surowców.

Copyrights 2019 All right reserved. Cms by Quick.Cms | Design: grafiQa